Mali Mühür Nedir?

Mali mühür temel olarak bir e-imza çeşididir ve şirketlerin kullandığı kaşelerin elektronik ortamdaki karşılığıdır. Başvuru ardından TÜBİTAK tarafından verilir ve USB bellek formundadır. Firma belgelerinin doğrulanması için zorunludur.

Mali mühür elektronik fatura başvurularında gerekir. Elektronik muhasebe uygulamalarında firma bilgilerini net ve kesin olarak aktararak güvenliğe yardımcı olur. Böylece e-faturalar yasal ve güvenli şekilde hazırlanabilir, gönderilebilir ve muhafaza edilebilir.

Mali Mühür Nasıl Alınır?

Mali mühür alma süreci oldukça kolaydır. Aşağıdaki adımları takip ederek kolayca alabilirsiniz:

1. Başvuru Kamu Sertifikasyon Merkezi (Kamu SM) internet sitesi üzerinden yapılır.
2. Başvuru, kurumun belirlediği tüzel kişi tarafından gerçekleştirilir; bu, Mali Mühür Sertifikası başvurusudur.
3. İnternet sitesi üzerinden başvuru formu doldurulduktan sonra ücret ödenir.
4. Ödemenin ardından mali mühür başvurusu tamamlanır.

Ardından mali mühür üretimine geçilir. Üretim sonrasında kargo ile belirtilen adrese gönderilir. E-faturaya geçiş aşamasında kurumu sisteme tanıtmak ve aktif hâle getirmek için kullanılır.

Mali Mühür Kimler Tarafından Kullanılabilir?

Mali mühür, sahibi şirketin yetkilendirdiği kişiler tarafından kullanılabilir. Bu mühür için tüzel kişiler ve gerçek kişiler başvurabilir.

Şirket yetkilisinin değişmesi hâlinde mali mührün de değişmesi gerekir. İlgili kurumlara değişikliğin bildirilmesinin ardından mali mühür yenilenir.

Mali Mühür Hangi Amaçlarla Kullanılır?

Mali mührün temel kullanım amacı, elektronik ortamda alışverişi yapılan evrakların muhataplarına iletilmesi, alınması ve korunması aşamasında güvenlik ve gizliliğin sağlanmasıdır.

Günümüzde pek çok alanda kullanılır. Özellikle tüzel kişiler, kurum, kuruluş ve şirketler tarafından e-belge biçiminde düzenlenecek fatura ve diğer resmi evrakların kaynak ve içeriğinin korunması hedefiyle yararlanılır.

Aynı zamanda dijital ortamda muhataplarına gönderilmesi ve elektronik ortamda muhafazası sırasında güvenliğin sağlanması için de kullanılır.

Mali Mühür Konusunda Bilinmesi Gerekenler

• Mühür 3 senede bir yenilenmelidir.
• E-fatura kullanmak isteyen kişiler mali mühür almalıdır.
• Kamu SM internet sayfası üzerinden başvuru formu doldurulabilir.
• Mühür, e-fatura başvurusunda şirketi sisteme tanımlamak için kullanılır.

Ayrıca şirketin unvanının değişmesi hâlinde eski unvan üzerinden alınan mali mühür geçerliliğini kaybeder; yeni unvanla tekrar başvurmak gerekir.

Mali Mühür Sertifikasına Başvurmadan Önce Bilinmesi Gerekenler

Başvuru ekranında HSM ve Akıllı Kart olmak üzere iki seçenek bulunur.

Akıllı kart seçilirse sertifika, USB boyutunda kart okuyucuyla birlikte, başvuru sırasında seçilen teslimat yöntemine göre teslimat adresine, kurye şubesine ya da PTT şubesine gönderilir.

HSM seçilirse sertifika üretimi, şirketin önceden temin ettiği HSM cihazı üzerinde gerçekleştirilir. Ödeme süreci tamamlandıktan sonra şirkete yerinde ya da uzaktan bağlantıyla randevu verilerek üretim yapılır.

HSM cihazları genellikle büyük ve dağınık yapıdaki şirketler tarafından kullanılır. İmzalama birden çok kişi tarafından, farklı bilgisayarlardan yapılabilir. Akıllı karta göre HSM daha hızlıdır ve daha fazla işlem yapabilir; ancak maliyeti daha yüksektir.

Mali Mühür Kurulum ve PIN İşlemleri

Sertifika alındıktan sonra kurulum için şu adımlar izlenir:

1. Kurye tarafından teslim edilen AKİS akıllı kartta bulunan, mali mühür elektronik sertifikasının yüklü olduğu çipli parça hasar verilmeden yerinden kırılarak alınır.
2. Çıkarılan çipli parça Gemalto tipi kart okuyucuya doğru şekilde yerleştirilir.
3. İşletim sistemine uyumlu sürücüler indirilir ve kurulur.
4. Kamu SM Online İşlemler menüsüne tıklanır ve Giriş seçilir.
5. Açılan ekranda e-Devlet kapısına gidilir; giriş yöntemlerinden biri seçilerek bilgiler doldurulur.
6. Mali Mühür İşlemleri, ardından Diğer Mali Mühür İşlemleri menüsüne tıklanır.
7. İstenen bilgiler girilerek Devam'a tıklanır; telefona gelen SMS onay kodu girilir ve onaylanır.
8. PIN Oluşturma / Kilit Çözme seçilir; Kilit Çözme Uygulaması indirilip açılır.
9. PIN oluşturma işlemi tamamlanır.

PIN bilgisinin korunmasından kart sahibi sorumludur. PIN 3 kez hatalı girilirse Kamu SM Online İşlemler üzerinden PIN Oluşturma / Kilit Çözme ile yeni bir PIN hazırlanmalıdır.

Mali Mühür Bilgi Güncelleme

Mali mühür sertifikası alındıktan sonra güncelleme gerekebilir. Bunun için 444 5 576 numaralı çağrı merkezi aranmalı ve kimlik teyidi yapılmalıdır. Kurumun vergi kimlik numarası yahut unvanı değişmişse mali mührün yeniden alınması gerektiği unutulmamalıdır.

Süresi dolmak üzere olan sertifikalar için kayıtlı e-posta adresine 3 ay, 2 ay, 1 ay ve bir hafta kala hatırlatma iletileri gönderilir. Kullanıma devam edecek kurumlar başvuru adımlarını yenilediğinde yeni bir mali mühür üretilir.

Mali Mühür ile E-İmza Arasındaki Fark Nedir?

Mali mühür ile e-imza tamamen ayrı iki kavramdır; zaman zaman birbirine karıştırılır. E-imzanın en önemli farkı şirket yerine şahsa verilmesidir ve kişinin ıslak imzası yerine geçer.

Fatura takibinizi ve gelir-gider takibinizi kolayca yapmak istiyorsanız Uzmo profesyonel destek sunar.

Sıkça Sorulan Sorular

Mali Mühür Fiyatları Ne Kadar?

• Tüzel kişilerde 3 senelik mali mühür sertifikası ve kart okuyucu: 1.188 TL (990 TL + KDV)
• Gerçek kişilerde 3 senelik mali mühür sertifikası ve kart okuyucu: 864 TL (720 TL + KDV)

Güncel mali mühür fiyatları Kamu SM üzerinden görülebilir.

Mali Mühür Yenileme Başvurusu Nasıl Yapılır?

3 sene geçerli olan mühürler için yenileme başvuruları Kamu SM internet sitesinden yapılır. Formun doldurulmasının ardından banka şubeleri veya internet üzerinden vergi kimlik numarasıyla mali mühür ücreti ödenir ve yenileme tamamlanır.

Mali Mühür Kaç Günde Çıkar?

Başvurunun tamamlanmasının ardından üretim başlar; süre yoğunluğa ve talebe göre uzayabilir. Ortalama 15 gün içerisinde teslim edilir.

Gerçek Kişilerde Mali Mühür Gerekli mi?

E-fatura gibi elektronik belge uygulamalarından yararlanmak isteyenler için mali mühür gerekir. Şahıs statüsündeki gerçek kişiler elektronik belge uygulamalarında mali mühür yerine e-imza kullanabilir; gerçek kişiler için mali mühür zorunlu değildir.