e-Defter Nedir?

e-Defter; şirketler için tutulması zorunlu olan büyük defter ve yevmiye defterlerinin yönetmeliklere uygun biçimde dijital ortamda hazırlanarak korunduğu bir yöntemdir. Fiziksel defterlerdeki her bilgi bünyesinde mevcuttur.

Şirketler vergi mükellefi olmaları sebebiyle her finansal işlemi kaydetmek durumundadır. e-Defter uygulaması muhasebe kayıtlarının ve denetleme işlemlerinin elektronik ortamda gerçekleşmesine yardımcı olur. Eski usul defter tutma yöntemleriyle karşılaştırıldığında hızlı ve kolay bir yapıya sahiptir.

e-Defter Kimler İçin Zorunlu?

2020 yılında cirosu 5 milyon TL'yi geçen şirketlerin 1 Temmuz 2021'e kadar e-fatura ve e-arşiv fatura uygulamalarına, 1 Ocak 2022'de ise e-defter uygulamasına geçmesi gerekmiştir.

Bu durum GİB tarafından yapılan düzenlemelerle değişmiştir. Yeni düzenlemeyle ciro limitleri aşağı çekilmiş, e-faturaya geçmesi gereken sektörlere yenileri eklenmiştir. 2024 yılında sektör ayrımı olmaksızın e-faturaya geçiş tarihi 01.07.2024, e-defter geçiş tarihi ise 01.01.2025 olarak belirlenmiştir.

e-Defter, birçok sektörde sürecin çok daha kontrollü ve tutarlı ilerlemesi için önemlidir. Bu nedenle bazı mükellef grupları için e-deftere geçiş zorunlu hâle getirilmiştir. Zorunlu olduğu hâlde e-defter kullanmayan mükellefler çeşitli cezai yaptırımlarla karşılaşabileceği için hassas davranmak gerekir.

Düzenlemeye göre 2022 ya da takip eden dönemlerde 500 bin TL ve üzeri brüt satış hasılatı bulunan mükelleflerin 1 Ocak 2024 tarihine kadar e-deftere geçmiş olması gerekir.

e-Defter ile Yapılan Düzenlemeler Neler?

2021 yılında GİB yeni bir düzenleme yapmış, firmalara defter beratlarını istenirse aylık, istenirse 3 aylık dönemlerde gönderme seçeneği tanımıştır.

3 aylık dönem seçilse bile beratlar aylık bazda oluşturularak sırasıyla gönderilir; 3 aylık toplu oluşturma hakkı yoktur. Ocak, Şubat ve Mart beratları ayrı olmalıdır.

Yeni düzenlemeyle Ocak, Şubat ve Mart beratlarının geçici vergi dönemi olan Mayıs ayında; Nisan, Mayıs ve Haziran beratlarının ise Ağustos ayında gönderilmesi mümkün olmuştur.

Saklama süresi de uzatılmıştır. e-Defter saklama yükümlülüğü 5 sene idi; GİB'in yayınladığı e-defter saklama ve muhafaza kılavuzuyla süre 10 seneye çıkarılmıştır. Tebliğle e-defter dosyaları ve beratlarının ikincil kopyalarının saklayıcı kuruluşların ya da Başkanlığın bilgi işlem sistemlerinde 1.1.2020 itibarıyla en az 10 yıl korunması zorunlu olmuştur.

e-Defter Başvurusu Nasıl Yapılır?

Tüzel kişi mükellefler www.edefter.gov.tr üzerinden başvuru formu taahhütnamesindeki bilgileri girer. Başvuruyu yapan işletme mali mühür veya elektronik imza ile onay verir. Defterlerini elektronik ortamda hazırlayıp göndermek isteyenler tüm e-defter işlemlerini GİB'den uyumluluk onaylı bir yazılımla gerçekleştirmelidir.

e-Defter Verme Süreleri Neler?

Aylık berat yükleme süreleri şöyledir:

• Ocak – Nisan ayı sonu
• Şubat – Mayıs ayı sonu
• Mart – Haziran ayı sonu
• Nisan – Temmuz ayı sonu
• Mayıs – Ağustos ayı sonu
• Haziran – Eylül ayı sonu
• Temmuz – Ekim ayı sonu
• Ağustos – Kasım ayı sonu
• Eylül – Aralık ayı sonu
• Ekim – Ocak ayı sonu
• Kasım – Şubat ayı sonu
• Aralık – Mart ayı sonu

3 aylık gönderim tercih edilirse süreler şöyledir:

e-Defter Uygulaması Hangi Avantajlara Sahip?

e-Defter sayesinde başta mali süreçler olmak üzere tüm iş süreçleri ve kayıtlar tek tuşla GİB standartlarına göre hazırlanabilir. Diğer avantajları:

• Büyük defter ve yevmiye defteri hazırlamak için harcanan emek en aza iner.
• Her dönem defterin onay ve basımı için ödenen tutarlar ortadan kalkar.
• Yevmiye defteri ve büyük defterin noter onayıyla kâğıda basılma maliyeti oluşmaz.
• Defter baskısı, onayı, gönderimi ve arşivlenmesi için harcanan tutarlar sıfırlanır.
• e-Defter'deki hataları düzeltmek ekstra çaba gerektirmez.

e-Defter ile İş Akışı Nasıl Olur?

1. Yevmiye defteri boyutunun sınırı aşıp aşmadığına bakılır.
2. Defter imzalanır.
3. Şema ve şematron kontrolü yapılır.
4. Yevmiye defteri beratı hazırlanıp imzalanır.
5. Defter beratının şema ve şematron kontrolü yapılır.
6. Berat sıkıştırılır.
7. Hatasız dosyalar GİB sistemine yüklenir.

e-Defter ibrazı ayda bir mali müşavir, muhasebeci veya şirket sahibi tarafından gerçekleştirilir.

e-Defter Uygulaması ile İlgili Bilinmesi Gerekenler

Mali mühür alınması ön şarttır. e-Deftere ara dönemde geçildiyse eski bilgiler kâğıt deftere yazılarak bir ay içinde noterde kapanış tasdiki yaptırılır.

GİB'e her ay hazırlanarak gönderilen şifreli dosyalar aslında berat dosyalarıdır. GİB kendi mali mührüyle şifrelenmiş dosyayı onaylar; sistemden alınırken açık hâle getirilerek şifrelenmiş dosya edinilir.

e-Defter Beratları Nasıl Görüntülenir?

1. edefter.gov.tr sitesine girilir.
2. İndirilebilir dosyalar bölümünden berat.xslt dosyası indirilir.
3. Dosya, elektronik olarak ibraz edilen berat dosyasıyla aynı klasöre konur.
4. Klasördeki berat dosyasına sağ tıklanıp "birlikte aç" ile istenen internet tarayıcısı seçilir.

e-Defter Beratları Nasıl Gönderilir?

e-Defter dosyaları, kılavuzlarda belirtilen standartlara ve formata uygun hazırlanır; ardından defter şema yapısında gösterilen alana yerleştirilir. Hazırlanan defter dosyası mühürlenir veya imzalanır.

Ön muhasebe uygulaması gerekiyorsa UZMO; serbest meslek makbuzu takibi, fatura takibi ve cari hesap takibi gibi özelliklerle pek çok avantaj sunar.

Sıkça Sorulan Sorular

e-Defter Uygulamasına Dâhil Olma Zorunlu mu?

e-Defter zorunluluğu; e-fatura kapsamındaki mükellefler, 2018 ve 2019 hesap dönemlerinde brüt satış hasılatı 5 milyon TL'yi aşan mükellefler ve bağımsız denetime tabi firmalar içindir. Bu tanımların dışındaki mükellefler de gönüllü olarak geçebilir. Düzenlemeye göre 2022 ya da takip eden dönemlerde 500 bin TL ve üzeri brüt satış hasılatı bulunan mükelleflerin 1 Ocak 2024'e kadar e-deftere geçmiş olması gerekir.

e-Fatura Kullanıcısı Olmadan e-Defter Kullanılabilir mi?

Evet. e-Defterin ön şartlarından olan e-fatura kullanıcısı olma koşulu kaldırılmıştır.

e-Defter Kullanıcıları Defterini Kâğıt Formda Saklamalı mı?

e-Defter kullanan şirketlerin çıktı biçiminde yevmiye ve büyük defter tutmasına gerek yoktur. Bununla birlikte e-deftere geçen şirketlerin fiziksel defterleri için kapanış tasdiki yaptırmaları gerekir.

e-Defter Uygulamasında Yapılan Hatalar Düzeltilebilir mi?

Evet. Ancak değişiklik yapmadan önce GİB'in mükelleflere tanıdığı yasal değişiklik süresine dikkat edilmelidir.